Audit Internal Mutu (AIM)

Audit Mutu Internal adalah kunci untuk menyajikan data yang bermanfaat bagi kepentingan dan perbaikan atau peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki oleh suatu organisasi. Kegiatan AIM terdiri dari pemeriksaan sistemik dan independen untuk mengetahui seberapa efektif pelaksanaan SPMI dan bagaimana mengikuti rencana yang telah ditetapkan oleh unit kerja di UB. AIM dilakukan untuk mengecek kesesuaian antara standar mutu, di bidang Manajemen Mutu Akademik, Keuangan, dan Administrasi (SMM), dan implementasinya oleh unit kerja di UB. AIM bermanfaat untuk (a) membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian yang telah dan atau telah terjadi, dan potensi konflik yang mungkin terjadi di masa depan, (b) memastikan kesesuaian sistem yang terdokumentasi dengan syarat dan ketentuan standar yang dirujuk, (c) menjamin konsistensi penerapan sistem yang diterapkan dengan sistem yang terdokumentasi, (d) menjamin konsistensi penerapan sistem, (e) menjamin efektivitas sistem, dan (f) menyempurnakan/mengembangkan sistem. (Audit Internal Mutu (AIM) – Pusat Jaminan Mutu (ub.ac.id)).

Ada dua prosedur yang diterapkan di AIM UB, yaitu sistem audit dan audit kinerja (compliance). Sistem audit adalah audit atas kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi standar sistem audit. Lebih lanjut, audit kinerja (compliance) adalah audit atas penerapan sistem penjaminan mutu yang ditetapkan/dijamin, dalam hal ini pemenuhan standar mutu dan kepuasan pelanggan. Prosedur pelaksanaan AIM UB dilakukan dengan dua cara, yaitu desk evaluation dan auditee visite. Secara teknis, mekanisme AIM mengacu pada SOP AIM (Audit Internal Mutu (AIM) – Pusat Jaminan Mutu ub.ac.id)). Dalam pelaksanaannya, AIM di UB melibatkan auditor mutu internal yang bersertifikat. Berikut mekanisme AIM di UB.

AIM UB telah melakukan banyak kegiatan sejak tahun 2011 yang dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu Audit Mutu Internal Unit Pelaksana Akademik atau AIM UKPA Audit Internal Mutu Unit Kerja Pelaksana Akademik (selanjutnya disebut AIM UKPA) dan Audit Mutu Internal Layanan Penunjang Akademik atau Audit Internal Mutu Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (selanjutnya AIM UKPPA). AIM UKPA adalah unit khusus yang bekerja untuk fakultas/program studi, jurusan/prodi, jurusan/program studi, dan laboratorium. Selanjutnya, UKPPA AIM terdiri dari tim yang bekerja pada biro, lembaga, laboratorium pusat, unit pelaksana teknis, dan badan usaha.

Sebagai respon atas hasil yang diberikan AIM, prodi mendapat masukan tentang pelaksanaan penjaminan mutu Tri Dharma bagi dosen, mahasiswa, dan lulusan prodi. Masukan tersebut dirumuskan dalam bentuk manpower plan yang mencakup timeline rencana peningkatan mutu dosen melalui studi lanjutan bagi dosen yang belum mengambil program doktor, dan relevansinya dengan perbaikan program studi.